Organízate

La guía definitiva para organizar tu boda como un jefe

Ahora, literalmente ahora mismo, mientras escribo esto, estoy sentado en un tren a la ciudad de Nueva York. Es mi viaje diario desde Nueva Jersey, y en lugar de procrastinar en esta entrada del blog, me reté a escribir tanto como sea posible antes de llegar a Penn Station (¡así que ya sabes que hay al menos 1 hora y 15 minutos de ayuda en la planificación de la boda a continuación, hermana!)

¿Por qué digo esto? Porque la productividad es una habilidad. Tienes que flexionar ese músculo, y a veces a propósito. Las novias (incluida yo misma cuando estaba prometida) no son diferentes y tienen el mismo problema a menudo. Pensamos que nuestra boda está lo suficientemente lejos como para no tener que planificarla a propósito, pero de lo que no nos damos cuenta es de que las decisiones que tomamos hoy afectan a nuestra boda incluso más que las decisiones que tomamos más cerca de la boda: ¡piensa en ello como una bola de nieve!

En este post, voy a darte un poco de sabiduría: cosas que fracasaron épicamente para mí, cosas que tuve que volver a hacer, las técnicas que finalmente utilicé y que me ayudaron enormemente (una vez que decidí ponerme las pilas) y cosas que ahora sé por experiencia.

La buena noticia de aprender a ser más productivo, eficiente y eficaz (es decir, un jefe) no se limita a tu boda. Al igual que la marea levanta todos los barcos, es muy difícil ser un jefe en la planificación de la boda y no ver cómo esas habilidades se transfieren a otras áreas importantes de tu vida (conseguir ese ascenso, ponerte en forma por fin, mejorar tus relaciones, etc.)

Así que empecemos

LOS PRINCIPALES ERRORES DE LAS NOVIAS

Antes de entrar en lo que deberías hacer, veamos qué es lo que ya estás haciendo y que hace que la mayoría de las novias pierdan tiempo en el proceso de planificación:

1. Pasar demasiado tiempo navegando/encontrando inspiración

Navegar por Pinterest y por tu blog de bodas favorito (ejem… ¿has echado un vistazo a nuestra sección de bodas reales?) puede ser divertido, y puede que te duela el pulgar de haber pulsado “pin” en tu teléfono tantas veces en los últimos días, pero llega un momento en que tienes que empezar a tomar decisiones. No puedes compartir, pinear, comentar ni darle a “me gusta” a todas las fotos de bodas que te hacen decir “guau”.

Lo que puedes hacer ahora mismo: Establece un límite de tiempo o una fecha límite. El próximo viernes, dejaré de pinear durante un par de días y analizaré lo que ya he reservado como fuente de inspiración. ¿Qué tendencias destacan? ¿Qué tienen en común la mayoría de ellas? Decide un tema y aclara tus prioridades con tu prometido. Puede que para ti sea muy importante tener una fuente de salsa de alitas de búfalo en la hora del cóctel. Toma una decisión. Siempre puedes volver a pinear más tarde, pero hasta que no tomes una decisión sobre lo que quieres, todo quedará bien en todo momento.

2. Intentar llegar a un consenso

Consenso es cuando todos en la sala están de acuerdo en el mismo curso de acción. Si alguna vez has visto Ley y Orden, o disparar, incluso This is Us, puede ser realmente difícil de lograr porque seamos sinceros, todo el mundo tiene sus propias opiniones sobre la mejor manera de hacer algo. Además, cada uno puede ver el problema de forma diferente.

Tu boda no es un programa de televisión, pero la dinámica es la misma. ¿En qué te estás retrasando porque quieres que todo el mundo esté de acuerdo? ¿Tienen que estar de acuerdo tu suegra, tus tres tías, tu abuela y tu madre sobre el sabor del glaseado de la tarta? ¿O puedes seguir adelante después de la degustación?

Las decisiones son como la energía. Así que asegúrate de no “malgastar” decisiones con personas que intentan llegar a un consenso cuando hay una decisión más importante que podría necesitar un consenso más adelante (por ejemplo, el desarrollo de la ceremonia nupcial)

Por ejemplo: ya es bastante difícil poner a todo el mundo de acuerdo, y más aún en la misma decisión, así que asegúrate de que sólo lo haces en las decisiones que realmente importan

3. Cambiar de opinión demasiadas veces

Cuando nació mi hermana pequeña, me pidieron que atara el globo de “es una niña” en nuestro buzón exterior. Así que lo hice. Veinte minutos después, un visitante me preguntó qué había hecho con el globo. Por supuesto, le dije que lo había atado fuera como me habían pedido. Cuando miré, el globo había desaparecido (incómodo, porque pensaron que lo había soltado a propósito porque debía de estar “celosa” de mi nueva hermana… ¡error!) Lo que pasó en realidad fue que quizá no lo sujeté lo suficientemente bien, así que cuando el viento sopló suficientes veces, mi globo se fue a estar con el Señor (#amen.)

La cuestión de esta historia es que por fin entiendo lo que la gente quiere decir cuando dice “clavar una estaca en el suelo” y “donde sople el viento” Literalmente, tomar una decisión significa eliminar otras opciones. A pesar de la historia del globo, soy muy culpable de esto en mi vida diaria. Mi marido me compró literalmente en broma un bloc de notas en cuya parte superior pone “tomar una decisión”.

Siempre estoy buscando mejores opciones o formas alternativas de hacer algo, pero ¿sabes lo que he aprendido? Puedes pasar el tiempo buscando otras opciones sin un fin a la vista, o puedes investigar un poco, tomar una decisión, y luego emplear todo ese tiempo que habrías dedicado a buscar más en pasar realmente a la acción.

4. No ser claro con los proveedores

Pista: estos son los profesionales cuyo trabajo consiste en hacer realidad su visión.

Así que no nuble su visión y no los confunda

Una historia real: Realmente quería buganvilla en mi ramo de novia (esta flor crece en todas partes en Jamaica y sentí que refleja la belleza de mi herencia) – pero no había ejemplos de ella en Pinterest, así que pasé meses buscando imágenes en línea e incluso otras alternativas florales antes de hablar con mi florista al respecto. Resulta que ni siquiera tenía buganvillas y la única opción era que mi planificadora (Dios la bendiga) intentara enviar algunas desde Jamaica. Resulta que eso iba en contra de las normas de aduanas de EE.UU., así que compró buganvillas artificiales en Amazon. Tengan en cuenta que todo esto se hizo el mes antes de mi boda porque no hablé durante los otros 17 meses de mi compromiso sobre lo que realmente quería. ¡¡¡¡En todo ese tiempo podría haber comprado semillas de buganvilla en Home Depot y haber cultivado mi propio árbol!!!! Maldita sea.

Sé clara con tus proveedores: aunque quieran hacer todo lo posible por hacer realidad tu visión, sólo podrán hacerlo si tú se la comunicas. Si no se lo comunicas, perderán un tiempo precioso intentando hacer realidad la buganvilla, que podrían haber dedicado a otros aspectos de tu boda. ¿Qué es la buganvilla en tu planificación?

5. No conectar con su prometido

Hey chica hey. Voy a decir algo y quiero que lo oigas:

No eres el único que se casa.

Sé que hay narrativas por ahí que hacen que las mujeres griten en sus cabezas “es MI boda” cuando alguien tiene una opinión o Dios no lo quiera, no está de acuerdo con usted (por cierto hermana, esto puede ser impopular, pero si es normal y totalmente aceptado que si estoy en el asiento trasero de un coche y deslizo unos pocos dólares hasta el conductor cuando estamos en el drive-through y puedo decir lo que quiero, entonces ¿por qué la gente se enoja tanto cuando otros que les están ayudando a pagar su boda tienen algo que decir? Estoy conmocionado Tu boda es mucho más cara y significativa que yo diciendo “sándwich picante sin pepinillos” en ChickFilA).

Sin embargo, no eres la única que se casa. (Además, reconozco que esto parece heteronormativo, culpa mía.) Deja de asumir que a tu prometido no le importa. Puede que esté por ahí diciendo que sólo va a “aparecer” y se ría un poco cuando alguien le pregunte cómo os va a vosotros dos con la organización de la boda, pero créeme… ¡involúcralo en el proceso y verás lo rápido que se incorpora y empieza a decir “No, me gusta más ese” cuando llegue el momento de elegir el color de las servilletas en el catering!

Intenta marcarte un objetivo semanal para conectar con tu prometido y comprobar lo que hay que hacer. Permítele hablar cuando se tomen decisiones y pídele su opinión. Si necesitas que te lo recordemos, esta es una de las tareas de nuestra Lista de planificación de bodas definitiva, así que pulsa aquí abajo para descargarla directamente en tu bandeja de entrada, luego imprímela y ¡listo!

5 FORMAS DE SER MÁS PRODUCTIVO

Ahora que hemos cubierto los 5 errores más comunes que cometen las novias a la hora de planificar sus bodas de forma productiva, vamos con las 5 sencillas formas en las que puedes ser más productiva desde hoy mismo. Son sencillas a propósito, ¡qué sentido tiene darte consejos que necesitas un Premio Nobel de Física para poner en práctica!

1. Establecer un límite de tiempo

¿Quieres saber el secreto de la productividad? Haz exactamente lo que yo estoy haciendo ahora mismo: ¡ponte un límite de tiempo! ¿Recuerdas cuando en el colegio tenías que entregar algo a las 11:59 y empezaste a trabajar en ello a las 11 (¡vaya, me ha pasado!) y, por supuesto, algo que procrastinaste porque pensabas que te llevaría horas terminar… ¡sólo tardaste 59 minutos en hacerlo! PERO, si hubieras empezado a las 2 de la tarde, seguro que habrías tardado las 10 horas, porque a lo mejor habrías empezado despacio, habrías hecho descansos, habrías vuelto, habrías revisado, etcétera, etcétera, ¿verdad?

Se trata de un fenómeno llamado Ley de Parkinson: “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización”

Aprovéchate de ello. Dale la vuelta a tu teléfono, pon un cronómetro en 20 minutos y dite a ti mismo que antes de que suene el cronómetro, enviarás tantos sobres de invitación como puedas o por fin enviarás esos correos electrónicos a tu planificador como llevas queriendo hacer toda la semana (sea cual sea tu COSA ahora mismo, ¡hazlo!)

2. Trabajo por lotes

¿Qué es el trabajo por lotes? Es trabajar por lotes. ¡Vamos, alguien!

Vale, pero ¿qué es eso? Se trata simplemente de hacer tareas similares a la vez, por partes. En lugar de escribir tu planificador, llamar a tu proveedor de catering, hacer tu presupuesto de boda (ps: tienes un rastreador de presupuesto hecho para ti adjunto en nuestra lista de planificación definitiva gratuita, ¡descárgala aquí, hermanita!), hacer los regalos de agradecimiento de tus damas de honor y comprobar las confirmaciones de asistencia de una sola vez, ¡divídelo!

Podría parecer:

Sólo se aceptan llamadas de proveedores los jueves
Responder a correos electrónicos en el tren al trabajo
Revisar tus finanzas los viernes (algo que mi marido y yo seguimos haciendo hoy en día)
Invitaciones los domingos

Está demostrado que hacer tareas similares de una sola vez requiere menos energía cerebral, porque no vas de un lado a otro utilizando distintas partes del cerebro. Además, vas más rápido. Sentarse dos horas (120 minutos) a repasar la lista de invitados es mucho más fácil que dedicar diez minutos cada día durante los próximos doce días (120 minutos)

También te ayuda porque te estresas menos: cuando sabes que hablarás con tu planificadora el jueves, evitas despertarte en mitad de la noche para enviarle un mensaje de texto porque temes que necesite un detalle que no mencionaste en tu último correo electrónico un par de horas antes (no me preguntes por qué sé esto, lol)

¿Qué es lo que te frena? ¿Qué tareas te hacen sentir desbordado? ¿Qué puedes poner en lotes?

3. Fijar un tiempo para recabar la opinión de otras personas

En la misma línea del trabajo por lotes, ¿cómo proteges tu paz? Por ejemplo, ¿estás trabajando en tu boda un poco cada día pero también, por cada paso adelante, tienes que escuchar tres opiniones que te hacen dudar de lo que acabas de hacer?

Organiza una reunión semanal con los principales interesados (las personas más cercanas a tu boda o a las que más importa) para ver cómo va todo. Cuéntales cómo va todo. Pídeles su opinión.

Esto funciona por dos razones: (1) hace que la gente se sienta incluida y valorada, y (2) ayuda a que la gente se dé cuenta de que es solo cuestión de tiempo que se les pregunte lo que piensan, por lo que tenderán a abstenerse de hacer comentarios cada vez que se les ocurra algo. El primer punto es muy importante porque, para alguien que ha pasado por eso, déjame decirte que incluir y valorar a las partes interesadas (especialmente a los padres) es maravilloso. No hay nada como tener que deshacer seis meses de “he sentido que ignorabas lo que tenía que decir” sentimientos reprimidos que afloran la semana antes de tu boda. Hazte un favor y haz que todos se sientan incluidos desde el principio.

PD: Incluido no equivale a “Haré todas las sugerencias que me des” Significa “Valoro lo que tienes que decir y veré tu punto de vista aunque pueda estar en desacuerdo con él”

PPS: ¿Necesitas consejos sobre cómo hacerlo? Nuestra lista de comprobación gratuita “Ultimate Wedding Planning Checklist” lo incluye. Descárgatela al instante aquí.

4. Elige a los mejores proveedores y dales una dirección clara

¿Recuerdas que dije que los proveedores son los profesionales encargados de hacer realidad tu sueño? Pues bien, eso sólo puede ocurrir si eliges a los mejores proveedores para tu proyecto.
Antes de contratar a nadie, asegúrate de saber qué categorías de proveedores necesitas y quieres, y realiza entrevistas exhaustivas. No solo “oh, me gusta mucho” o “oh, me encanta su feed de instagram”
No, intenta entrevistar al menos a 3-5 candidatos de cada categoría (fotógrafo, pastelero, organizador) y escribe lo que piensas de cada uno de ellos, LUEGO toma una decisión.

Si necesita una guía de entrevista con algunos ejemplos de preguntas, haga clic aquí.

5. Guarda una carpeta en tu teléfono para inspirarte al azar

Si me conoces, me encanta Google Drive. Te salva la vida, sobre todo cuando estás de un lado para otro y también planificando una boda. La inspiración puede llegar en cualquier momento, y es importante tener un sistema para capturar cuando un pensamiento cruza su mente, pero no estás en la biblioteca por decir lo menos.

Incluso si no eres fan de una aplicación, simplemente utiliza la aplicación Notas de tu teléfono y haz clic en “añadir carpeta” para crear una carpeta llamada “Boda” Así tendrás una forma fácil, en menos de 5 segundos, de capturar cualquier cosa que quieras recordar más tarde. Incluso puedes guardar una foto en una nota. Hazlo.

HERRAMIENTAS QUE RECOMIENDO

La productividad no es una broma (pero tampoco lo es estar desbordado y agotado…). La buena noticia es que ahora, en el siglo XXI, no tienes que depender de ti mismo para todo: existen herramientas.

Elegí todas estas herramientas para recomendar porque todas tienen tres cosas en común: (1) son bastante fáciles de usar y acostumbrarse, (2) de bajo costo o sin costo, y (3) pueden ser utilizadas por varias personas al mismo tiempo, lo que es genial para compartir la riqueza con su prometido, su planificador, y sus padres, incluso.

1. Trello/Asana

Si te cuesta hacer un seguimiento de las tareas pendientes, necesitas un software de gestión de proyectos. ¿Y lo mejor? Algunos de los mejores son completamente gratuitos. He oído hablar muy bien de Asana, por lo que he incluido algunos tutoriales a continuación, pero yo personalmente he utilizado Trello para todo, desde la planificación de la boda, corriendo Broomstick, y mandando en mi trabajo de día con mi equipo.

https://www.youtube.com/watch?v=uFFYc2NaZm8&feature=emb_logo

Trello funciona de la siguiente manera: puedes crear un “proyecto” y luego tener columnas (la mayoría de la gente crea columnas para reflejar la fase en la que se encuentra la tarea), así que las columnas se llamarían “completado”, “en curso”, “urgente”, “hecho”, “ahora mismo no es importante”, etcétera, etcétera, y luego puedes crear tarjetas que contengan cada una una tarea. Por ejemplo, una tarjeta puede llamarse “asegurar el catering” y, al hacer clic en ella, puedes poner una lista de comprobación con cosas como “llamar a las 3 mejores opciones” o “negociar la tarifa del barman”, e incluso notas. Incluso puedes asignar usuarios a una tarjeta, por lo que si esto es algo que mi marido dijo que iba a hacer, yo asignaría esa tarjeta a “Austin Edwards” y si él está configurado en el proyecto ¡le enviaría una notificación!

2. Gmail

¡ESCÚCHAME! Necesitas un correo electrónico para tu boda. Sí, una dirección de correo electrónico SÓLO para la organización de tu boda. NO utilices tu dirección personal.

https://www.youtube.com/watch?v=V3WkgVpv1Zk&feature=emb_logo

¿Por qué? Porque cuando todo está en el mismo sitio, es más fácil de gestionar. También puedes compartir el inicio de sesión con tu prometido y decirle en un día ajetreado “cariño, ¿puedes comprobar si Krista (la planificadora) nos ha contestado con el presupuesto? Está en la bandeja de entrada de la boda”

Confía en mí. Gmail es gratis. ¿Y la mejor noticia? Austin y yo seguimos usando la bandeja de entrada de nuestra boda para cosas relacionadas con nuestro matrimonio (todas nuestras facturas, por ejemplo.) Piensa que es como una cuenta conjunta pero para el correo electrónico.

3. Hojas de cálculo de Google

Además, de lo que no os dais cuenta es de que Google Drive y todas las maravillosas aplicaciones que podéis utilizar desde la planificación de vuestra boda están vinculadas a una cuenta de Gmail, así que si queréis planificar juntos la lista de invitados o hacer un seguimiento del presupuesto de la boda y no queréis pasar por el lío de “compartir” los archivos de vuestras cuentas personales entre vosotros, cread una cuenta de Gmail gratuita ahora mismo

Lo que más me gustó de Google Sheets (la aplicación de hoja de cálculo dentro de Google Drive) es que podíamos, por ejemplo, configurar un archivo vinculado a nuestro Gmail, y empezar a volcar nombres de personas en ellos que queríamos invitar juntos, y teníamos UN lugar central para recortar nombres, direcciones de entrada, y el seguimiento de RSVPs. Un archivo.

Google Sheets también tiene la capacidad de trabajar simultáneamente con una persona. Esto significa que puedes estar editando el documento y ver su ratón moviéndose en la pantalla. Puedes editar sobre la marcha, y esto es realmente útil para cosas como las listas de invitados, porque mientras descargas una copia para que la revisen tus suegros, todo eso se puede hacer en segundos.

¿Necesitas (completamente gratis) un Rastreador Google de RSVP/Lista de Invitados, un Rastreador de Presupuesto de Boda, y tutoriales en vídeo que te guíen a través de ellos? Descarga nuestra Lista de planificación de bodas definitiva, ¡donde todo eso está incluido! Simplemente descarga y copia los archivos en tu propio Google Drive.

CÓMO ME FUE A MÍ

Por suerte, mi compromiso duró un año y medio, así que aunque perdí mucho tiempo por no hacer las cosas de forma eficiente, tuve tiempo para darme cuenta de cómo podía mejorar mi planificación y tuve tiempo para adaptarme. Sin embargo, no pude recuperar ese tiempo, y estoy segura de que la organización de mi boda habría ido mucho mejor (y habría gastado menos dinero) si me hubiera tomado la productividad tan en serio como lo hago en el trabajo

Una vez que me tomé en serio técnicas como el trabajo por lotes, hacer que mi planificación coincidiera con mi personalidad (pista: si no eres una persona madrugadora, ¡no planifiques por la mañana!) y dar a mis proveedores lo que necesitan para tener éxito (es decir, ser decisivo), las cosas mejoraron.

LA FORMA Nº 1 DE SER PRODUCTIVO

¿Te ha gustado este post? La forma número 1 de ser productivo es seguir el plan. En mi Ultimate Wedding Planning Checklist, he dividido los pasos por categorías, según mi experiencia.

Lo que obtienes gratis:

Lista de comprobación para contratar a los mejores proveedores
Lista de comprobación para mantener el rumbo de la productividad y el autocuidado
Lista de comprobación para mantener una relación sólida
Lista de control para elaborar y gestionar su lista de invitados
Lista de control para elaborar y gestionar su presupuesto
Mis mejores consejos para organizar una boda
Una lista de invitados hecha a medida y un registro de confirmaciones de asistencia
Presupuesto de boda a medida
Tutoriales en vídeo que te enseñan a configurarlos